Gestión
Los fondos del Archivo Municipal de Miraflores de la Sierra comenzaron a clasificarse en los años 90, fruto de una serie de subvenciones concedidas por el Gobierno regional para tal fin. Se comenzó con la documentación más antigua y poco a poco se ha ido organizando el resto del fondo hasta llegar a la documentación más reciente.
La clasificación se hace de acuerdo a un Cuadro de clasificación propio, aunque muy basado en aquel propuesto por el Grupo de Archiveros Municipales de Madrid (XVIII Jornadas de Archivos Municipales, San Sebastián de los Reyes, 2010), que responde a un criterio orgánico-funcional basado en la estructura y las funciones municipales. Desde la página web de la biblioteca-archivo se puede acceder al cuadro de clasificación utilizado.
El local del Archivo
El archivo se encuentra actualmente ubicado en la planta baja del edificio consistorial, situado en la Plaza de España de Miraflores de la Sierra. No obstante, la falta de espacio para albergar la documentación ha hecho plantear una mudanza al cercano edificio de las “Antiguas escuelas”, donde se espera ubicar de manera definitiva durante el último trimestre de 2024.
Para ello, se ha adquirido un armario compacto que, junto con el armario compacto con el que ya contaba el archivo y que será trasladado al nuevo local, dotará al Archivo de suficiente capacidad de almacenamiento para albergar tanto la documentación que actualmente se encuentra depositada en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid como la que vaya generando el Ayuntamiento durante los próximos años.
El nuevo local, además de un espacio de almacenamiento (depósito) formado por los dos armarios compactos antes mencionados, contará con zona de trabajo para el archivero y un puesto de consulta para investigadores.
Fases de Archivo
Los documentos depositados en el Archivo Municipal se organizan en tres fases dependiendo de su edad:
Fase de archivo central e intermedio: Documentos de hasta 30 años de antigüedad desde su creación.
Fase de archivo histórico: Documentos con más de 30 años desde su creación.
Acceso
El acceso a los documentos está regulado por la Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid (Título III: Del acceso a los documentos).
Para acceder a los documentos ubicados en la fase de Archivo Intermedio o Central, será necesario solicitarlo en el Registro de entrada del Ayuntamiento (o a través de la Sede Electrónica), aportando los documentos acreditativos en caso de documentos de acceso restringido.
Para acceder a los documentos ubicados en la fase de Archivo Histórico, este requisito no será necesario, debiendo solo concertar cita previa por cualquier medio (correo electrónico, teléfono o Registro) indicando la documentación que está interesado en consultar. Si la documentación que se pretende consultar contuviera datos personales sujetos a protección, se deberá solicitar también su consulta en el Registro del Entrada del Ayuntamiento.