Política de donaciones

1.‐ Justificación:

La donación es la cesión gratuita de un documento o conjunto de documentos y una forma de adquisición gratuita en las bibliotecas. Las Bibliotecas Públicas tienen gran interés en promover el enriquecimiento de sus colecciones a través de donaciones, procedentes tanto de sus usuarios, como de personas o instituciones ajenas a ellas. Son conscientes además del importante papel que las donaciones pueden desempeñar a la hora de ayudar a recuperar e incrementar los fondos que conforman el patrimonio bibliográfico.
Sin embargo, hay que tener en cuenta que la selección y la gestión de las obras donadas para su puesta o no a disposición de los usuarios requieren de un proceso complejo que implica toda una serie de análisis (idoneidad de los fondos, espacio disponible, estado de conservación), que a su vez conllevan toda una serie de costes (personal, tiempo, manipulación, expurgo). Por ello, resulta aconsejable, tal y como establece la IFLA en su documento “Donaciones para las colecciones: directrices para Bibliotecas”, el establecimiento de unas condiciones, pautas y normas que ayuden a racionalizar el conjunto de procedimientos que las donaciones exigen, y que pongan de manifiesto los criterios que se siguen para la aceptación o no de las mismas. El establecimiento de una política de donativos intenta, en definitiva, evitar el ingreso de materiales indeseados o múltiples que no serían objeto de compra y que ocupan inútilmente espacio en las estanterías y causan un trabajo añadido.

2.‐ Tipos de donaciones

Por sus formas de ingreso y cuantía podemos distinguir entre:

2.1.‐ Donaciones solicitadas por la Biblioteca:
Con el objetivo de mejorar e incrementar sobre todo su fondo local.

2.2.‐ Donaciones ofertadas a la Biblioteca
Pueden ser a su vez de dos tipos:
2.2.1. Donaciones de colecciones de especial relevancia:
Son colecciones de numerosos documentos proceden generalmente de bibliotecas de personajes locales, de instituciones o de organismos.
Hay que tener en cuenta, por otro lado, que la función básica de las bibliotecas públicas no es la custodia del patrimonio bibliográfico, sino el fomento de la lectura pública.
2.2.2. Donaciones habituales:
Son aquellas donaciones no solicitadas por la biblioteca, procedentes de particulares o instituciones, que llegan de forma espontánea, sin regularidad y en ocasiones sin posibilidad por parte de la biblioteca de realizar una selección y aceptación previa. Es a ellas a quienes hace referencia preferentemente la presente normativa.

3.‐ Criterios para la aceptación de donaciones habituales:

Las donaciones solo se aceptarán con el acuerdo expreso del donante de que el material donado pase a ser propiedad legal de la Biblioteca que lo acepte. Excepto para los bienes integrantes del patrimonio bibliográfico y para aquellos que puedan ser susceptibles de ser integrados en la colección local, se tendrán en cuenta los siguientes criterios:

1. Estado de conservación :

Solo se aceptarán documentos en buen estado de conservación. No podrán ser admitidos documentos rotos, mal encuadernados, incompletos, sucios, o con humedades y parásitos que puedan comprometer la seguridad de la colección existente y que los hagan inservibles para ser puestos a disposición del público. Solo se podrá aceptar material dañado en aquellos casos en que por su antigüedad o valor interese a la colección y siempre que sea posible su recuperación o restauración.

2. Duplicidad:
Se ingresará en la colección solo el material que no se encuentre duplicado, o si lo está, que registre altos niveles de uso. Se podrá valorar también el ingreso de materiales duplicados en el caso de aquellos ejemplares que presenten dedicatorias y anotaciones del autor o de personajes que puedan ser considerados de importancia en el ámbito cultural de la Biblioteca.

3. Vigencia de contenidos y soportes
Se valorará para la aceptación de una donación la vigencia, el valor informativo y de actualidad de los documentos, así como el posible interés que pueda tener para los usuarios concretos de cada Biblioteca. No se aceptarán documentos en aquellos soportes que se consideren obsoletos y que la biblioteca no contemple en su política de adquisiciones (por ejemplo, audiovisuales en formato VHS, CD‐Roms, etc.).

4. Materia:
Se valorará si la temática de las obras guarda relación con las políticas habituales de adquisición de la Biblioteca. Por norma general no se aceptarán enciclopedias, anuarios, directorios,estadísticas, obras de legislación, colecciones de libros de bolsillo, ni literatura de kiosko, ni libro de texto escolares.

5. Copias:
No se admitirán separatas, ni reproducciones (fotocopias, copias grabadas) de ningún tipo de documento ya sea bibliográfico o audiovisual cuando se trate de fondos generales que no sean de interés para la colección local.

6. Publicaciones periódicas:
Se podrán aceptar colecciones completas o relativamente completas de aquellas publicaciones periódicas que resulten de interés para el fondo local de la Biblioteca Pública siempre y cuando reúnan los criterios anteriores. Solo se aceptarán números sueltos de publicaciones periódicas que sirvan para completar aquellas colecciones que se conserven y se tengan incompletas.

7. Fondos andaluces
Se consideraran donaciones de especial relevancia y se pondrá especial cuidado en el análisis de aquellos fondos donados que se correspondan con documentos publicados en Andalucía con anterioridad a 1958, o que sean de temática y/o de autor andaluz.

4.‐ Procedimiento a seguir en las donaciones habituales:

a) Las Bibliotecas Públicas procurarán difundir por los medios a su alcance (impresos, carteles, avisos, página web, etc.) sus políticas, y directrices en materia de donaciones. Se alentarán aquellas donaciones que cumplan con los criterios establecidos al efecto y que contengan una identificación del donante. Se desalentarán en cambio las donaciones anónimas y aquellas que no se correspondan con la política general de ingreso de fondos de la Biblioteca.

b) Las bibliotecas podrán también sugerir a los posibles donantes que no envíen o entreguen los materiales directamente sino que realicen una relación previa de los mismos, la cual deberá ser aceptada con anterioridad a la recepción de los fondos que se quieren donar.

c) Las Bibliotecas Públicas pondrán poner a disposición del público un impreso normalizado que ha de cumplimentar el donante.

d) La Biblioteca, una vez analizado el documento entregado se pondrá en contacto con la persona o institución que desea realizar la donación para agradecerle la misma y comunicarle su aceptación o rechazo, así como las condiciones del traslado, las cuales, por norma general correrán por cuenta del donante.

e) La Biblioteca registrará y conservará los documentos con los datos de las donaciones recibidas.

NORMAS GENERALES:

• La Biblioteca se reserva el derecho de aceptar o rechazar una donación.
• No se aceptarán donaciones anónimas.
• La entrega y cumplimentación del presente formulario debe anteceder necesariamente a la entrega de cualquier material que se quiera donar.
• El donante acepta que su donación es definitiva e irreversible y que en consecuencia el material donado pase a ser propiedad legal de la Biblioteca reservándose esta el derecho a organizar, mantener, donar a terceros, expurgar, ubicar y utilizar los fondos como considere.

MATERIALES QUE PUEDEN INTERESAR A LA BIBLIOTECA:

• Los materiales que más interesan a la biblioteca son fundamentalmente libros, vídeos, folletos, fotografías, carteles, postales y cualquier otro documento de autor local anterior a 1958 .
• También podrán ser aceptados libros y otros documentos de actualidad, bien encuadernados y que se encuentren en buen estado de conservación.

MATERIALES QUE NO INTERESAN A LA BIBLIOTECA:

• No se aceptará ningún libro o documento que se encuentre roto, sucio, dañado, con humedad, mal encuadernado, y en general en mal estado de conservación.
• Por regla general no se aceptan documentos duplicados y que ya se encuentran entre los fondos de la biblioteca.
• No se aceptan:

‐ Libros de texto

‐ Enciclopedias

‐ Anuarios, estadísticas, directorios, ni libros técnicos o de carácter científico de más de 2 años de antigüedad.

‐ Colecciones de bolsillo y literatura de kiosko.

‐ Documentos audiovisuales en formatos obsoletos, videos en VHS, Cd‐ roms, etc.

‐ Colecciones de periódicos o revistas que no sean de temática local, ni números sueltos que no completen las colecciones que ya conserva la Biblioteca.

‐ Reproducciones, fotocopias, ni copias grabadas de audiovisuales.